SOLUCIONES INTELIGENTES

SW Gestión Documental
Información organizada y eficiente

Sin precisar de una compleja consultoría previa, SW GESTIÓN DOCUMENTAL nace para poner al alcance de vuestros usuarios los documentos que contienen el conocimiento de vuestro negocio​, cuando los precisan y porque los necesitan, siempre de forma accesible, ordenada y protegida​.

​En SMART WORKPLACE, armados con la experiencia de numerosos proyectos de implantación, hemos convertido la gestión documental en una de nuestras grandes especialidades.

Aún es fácil encontrarnos ante empresas en las que no existe una auténtica gestión documental. Las razones son muchas: "es un asunto complicado", "no sabemos cómo empezar", "no tenemos tiempo para dedicarle a una consultoría", "seguro que vamos a necesitar una herramienta costosa"...

Para derribar estas "barreras" hemos creado SW GESTIÓN DOCUMENTAL, que aspira a en una gestión documental para su organización...

Y no en una cualquiera, si no en su propia y específica gestión documental.


Fácil e intuitivo y potente


Mantenimiento y soporte técnico


Versionado de ficheros

Smart Workplace


Diseñe sus propias políticas



Servicio modular


Soluciones a medida: según alcance

Smart Workplace

La Solución

Nuestra aproximación versa en la construcción de una ubicación en la red interna corporativa (la Intranet) dedicada a la Gestión documental. Posteriormente hemos organizada en grandes "canales", asociados a los procesos y/o actividades presentes en la empresa.

Cada Canal dispone de su propio espacio de almacenamiento reservado, en el que "ocurre" la gestión documental mediante la adicción y categorización de los documentos pertenecientes a ese proceso o actividad . El sistema permite, naturalmente, incluir bloques adicionales, eliminarlos, editar los existentes... Estos espacios están dividos en cuatro secciones básicas, muy asociadas a los roles de los usuarios (que se entregan implementados en el modelo de gobierno):

- Un espacio de consumo de la documentación, que actúa como página principal del Canal y que está orientado a sus lectores.

- Un espacio para la subida y gestión de la documentación, dedicado a los colaboradores y aprobadores. Este es el grupo de usuarios que se encarga del mantenimiento de la documentación a lo largo de su ciclo de vida, subiéndola, editándola y manteniéndola actualizada.

- Un espacio para los administradores, tanto tecnológicos como documentalistas. Entre ambos se encargan de enriquecer la gestión documental actuando sobre los tipos de contenidos. mediante metadatos o realizando mejoras en la taxonomía corporativa.

- Finalmente un buscador dedicado, especialmente, a facilitar el acceso a la documentación del Canal, de modo específico y sencillo.

Los Canales se generan mediante un Plantilla personalizable. Hemos incorporado a SW GESTIÓN DOCUMENTAL flujos de trabajo, que se encargan de automatizar la creación de nuevos canales o de crear subcanales para aquellos casos en los que sea necesario desagregar la gestión documental a mayor nivel.

Smart Workplace

Flujos y metadatos

Los Canales son espacios separados, pero disponen de una serie de elementos transversales que dotan de coherencia a todo el conjunto y apuntalan la gestión documental corporativa. Estos elementos son esencialmente los Tipos de Contenido (los metadatos), la Taxonomía (el contenido de los metadatos) y los flujos (que marcan el ciclo de vida del documento).

Smart Workplace

Se incluye una TaxonomÍa que servirá de punto de partida para la construcción de su propio lenguaje corporativo. Además el sistema equipa dos flujos por defecto (que pueden activarse / desactivarse por Canal o repositorio):

- Flujo de aprobación: un documento debe ser aprobado por un responsable antes de que hacerse público.

- Flujo de expiración: cuando llega una fecha determinada, el documento se despublica a la espera de que un usuario responsable lo actualice o elimine.

Configuración y personalización

La adquisición del producto incluye el "branding" (personalización del aspecto visual para adaptarlo a la imágen corporativa de la compañía), así como la configuración del entorno para que puedan comenzar a trabajar de inmediato.

Contactos

comercial@smartworkplace.es
(+34) 91 737 93 33
Calle Arrastaria, 21. 28022 Madrid

 

 

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